Mailsignature: zo maak je een professionele e-mailhandtekening
Uncategorized contactgegevens, e-mailprogrammas, gmail-account, handschoenen, huisstijl, iso-waarden, klanten, korte handtekening, mailsignature, marketinginstrument, microsoft office-toepassingen, overzichtelijke opmaak, professionele stijl, relevante linksEen professionele mailsignature: klein detail, sterke indruk
Een e-mailhandtekening — ook wel mailsignature genoemd — is het tekstblok dat automatisch onderaan je e-mails verschijnt. Ze geeft je correspondent in één oogopslag de belangrijkste informatie over jou of je organisatie. Met een duidelijke, verzorgde handtekening maak je je e-mails herkenbaar en help je anderen om vlot contact op te nemen.
Wat zet je in een e-mailhandtekening?
Een goede handtekening bevat alleen informatie die nuttig is voor de ontvanger. Denk bijvoorbeeld aan:
- je voor- en achternaam;
- je functie en eventueel de naam van je organisatie;
- een telefoonnummer;
- je website;
- een link naar een relevant professioneel profiel of sociaal kanaal.
Een logo of een korte slogan kan ook, zolang die de handtekening overzichtelijk houdt. Vermeld geen gegevens die je liever privé houdt, zoals je persoonlijke adres of een privénummer.
Houd je handtekening kort en leesbaar
Een handtekening hoeft geen volledige brochure te zijn. Beperk je tot de kern en gebruik een rustige opmaak. Een goed leesbaar lettertype, een beperkt aantal kleuren en een duidelijke indeling maken het verschil. Vermijd grote afbeeldingen, meerdere slogans en lange lijsten met links. Op een smartphone kan een uitgebreide handtekening al snel onhandig worden.
Controleer ook hoe je handtekening eruitziet in verschillende e-mailprogramma’s en op mobiele toestellen. Afbeeldingen worden niet altijd meteen geladen en opmaak kan per programma verschillen. Zorg er daarom voor dat belangrijke contactgegevens ook als gewone tekst beschikbaar zijn.
Een voorbeeld
Een eenvoudige zakelijke handtekening kan er zo uitzien:
Met vriendelijke groeten,
Sam De Smet
Communicatieverantwoordelijke | Voorbeeldorganisatie
T. 012 34 56 78
Pas de aanspreking aan je eigen stijl en de context van je e-mail aan. In een informele conversatie is een uitgebreide afsluiting soms overbodig.
Professioneel én zorgvuldig
Gebruik in een zakelijke handtekening bij voorkeur een neutrale, consistente stijl. Als je namens een organisatie mailt, volg dan de richtlijnen voor huisstijl en contactgegevens. Voeg ook niet zomaar vertrouwelijkheidsmeldingen of juridische teksten toe: neem die alleen op wanneer je organisatie daar een duidelijke reden of beleid voor heeft.
Werk je met meerdere rollen of organisaties? Dan kan het handig zijn om verschillende handtekeningen aan te maken, bijvoorbeeld één voor zakelijke communicatie en één voor persoonlijk gebruik. Kijk voor de juiste stappen in de instellingen van je e-mailprogramma.
Een kleine toevoeging met een groot praktisch nut
Een goede mailsignature is kort, actueel en makkelijk te gebruiken. Ze vertelt de ontvanger wie je bent en hoe die je kan bereiken, zonder de boodschap van je e-mail te overschaduwen. Neem even de tijd om je handtekening na te kijken: kloppen je gegevens nog, werken je links en blijft alles leesbaar op een klein scherm?
9 Tips voor een Professionele en Overzichtelijke E-mailhandtekening
- Houd de handtekening kort en overzichtelijk.
- Vermeld je naam en functie.
- Voeg je telefoonnummer toe.
- Gebruik je professioneel e-mailadres.
- Beperk het aantal lettertypes en kleuren.
- Voeg je bedrijfslogo bescheiden toe.
- Controleer of links correct werken.
- Maak de handtekening mobielvriendelijk.
- Vermijd lange quotes en overbodige afbeeldingen.
Houd de handtekening kort en overzichtelijk.
Houd je e-mailhandtekening kort en overzichtelijk, zodat de belangrijkste gegevens meteen opvallen. Vermeld bijvoorbeeld je naam, functie, organisatie en één of twee contactmogelijkheden. Beperk het aantal kleuren, afbeeldingen en links: een eenvoudige handtekening blijft beter leesbaar, ook op een smartphone.
Vermeld je naam en functie.
Vermeld je volledige naam en functie in je e-mailhandtekening. Zo weet de ontvanger meteen met wie die contact heeft en wat je rol is. Dat maakt je e-mails duidelijker en geeft je communicatie een professionele uitstraling.
Voeg je telefoonnummer toe.
Voeg je telefoonnummer toe aan je e-mailhandtekening, zodat mensen je makkelijk kunnen bellen wanneer een gesprek sneller of duidelijker is dan heen-en-weer mailen. Gebruik bij voorkeur je professionele nummer en schrijf het duidelijk op, met de landcode als je ook contact verwacht uit het buitenland. Zo maak je het voor je contacten eenvoudiger om je te bereiken.
Gebruik je professioneel e-mailadres.
Gebruik voor je mailsignature altijd je professionele e-mailadres. Zo weten klanten, collega’s en zakenpartners meteen dat je bericht van jou in je professionele rol komt. Een adres met je eigen naam of bedrijfsdomein oogt bovendien betrouwbaarder en is makkelijker te herkennen dan een persoonlijk adres met een bijnaam of willekeurige cijfers.
Beperk het aantal lettertypes en kleuren.
Beperk het aantal lettertypes en kleuren in je mailsignature. Zo blijft je handtekening rustig, professioneel en makkelijk leesbaar op elk scherm. Kies bij voorkeur één lettertype en gebruik hoogstens één of twee kleuren die aansluiten bij je huisstijl. Zo vermijd je een rommelige indruk en blijft de aandacht bij je contactgegevens.
Voeg je bedrijfslogo bescheiden toe.
Voeg je bedrijfslogo op een bescheiden manier toe aan je e-mailhandtekening. Een klein, scherp logo zorgt voor herkenbaarheid zonder de aandacht van je bericht af te leiden. Kies een formaat dat ook op een smartphone goed leesbaar blijft en voeg belangrijke contactgegevens altijd als tekst toe, zodat ze zichtbaar zijn wanneer afbeeldingen niet automatisch geladen worden.
Controleer of links correct werken.
Controleer regelmatig of alle links in je e-mailhandtekening nog werken. Een link naar je website, LinkedIn-profiel of afspraakpagina is pas nuttig als die naar de juiste pagina leidt. Test de links daarom ook op je smartphone en vraag eventueel een collega om ze na te kijken. Zo voorkom je dat ontvangers op een foutmelding botsen of op een verouderde pagina terechtkomen.
Maak de handtekening mobielvriendelijk.
Maak je e-mailhandtekening mobielvriendelijk, zodat ze ook op een smartphone duidelijk leesbaar blijft. Houd de tekst kort, gebruik een eenvoudig lettertype en beperk het aantal links en afbeeldingen. Zo voorkom je dat de handtekening te breed of rommelig wordt op een klein scherm. Test ze indien mogelijk op verschillende toestellen en e-mailapps.
Vermijd lange quotes en overbodige afbeeldingen.
Houd je mailsignature overzichtelijk door lange quotes en overbodige afbeeldingen te vermijden. Ze leiden de aandacht af van je boodschap, maken e-mails onnodig lang en kunnen op een smartphone lastig leesbaar zijn. Kies liever voor een korte, duidelijke handtekening met alleen de belangrijkste contactgegevens.